英文事務って一言で言うけど、いったいどんな仕事をしているのでしょうか?

私が実際に経験してきた英文事務(3年間)・輸出事務(4年間)の、一日の動きを追ってみましょう。




英文事務派遣社員の一日(外資系製造業)

  • パソコンを起動しメールチェックをする。
  • その日一日で処理する業務内容を確認し、時間の振り分けを考える
  • メールへの返信、書類作成、データの入力、データの送信など。

メールは日本語も英語もあります。

社内システムを使用した書類作成は、英語のみ。

日によって書類の翻訳が入ることもあるし、製品の検査の手伝いをすることもあります。

データ入力ではコピーペーストの作業が多いです。

キーボードのタイピングやマウスの使用が多いので、パソコンに慣れていることが必要。

手がつりそうになります。腱鞘炎にならないよう注意です。

Lyncが随時ポップアップするので海外拠点とのインスタントメールをやりとりします。

社内システムの変更などがあると英語のオンライントレーニングが入ります。

輸出事務派遣社員の一日(日本の製造業)

  • パソコンを起動しメールチェックをする。
  • 注文書がFAXで送信されてくる。
  • 社内システムを使用してオーダーの入力、在庫状況の確認をする。
  • 海外拠点が納期の問い合わせメールをしてくるので
  • 在庫状況と運送スケジュールを見合わせて納期調整をする。
  • 随時商品の在庫の確認、足りない場合は生産予定や割り振りの確認をする。
  • 注文に応じて工場との間で在庫の確認と出荷依頼をする。
  • コンテナに積む貨物量を計算し、フォワーダーに車両と船便の手配を依頼する。

天候や運送状況によって遅れや中止がでることがあり、状況の変化があれば、随時連絡を取ります。

メールが主ですが、緊急の場合は電話で日本の本社や海外拠点の営業担当者とやりとりすることもあります。

 

とにかく派遣事務というのは一日中パソコン画面とにらめっこの毎日です。

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