英文メールでは日常的に目にする定型文があります

派遣英文事務では英文メールが日常的な業務です。

どんな英語を使っているのでしょうか?

実際のメールで目にする英文を紹介していきたいと思います。

読む時、書く時、便利な言い回しを使ってみてくださいね。

 




お知らせメールの定番の言い回し

「お知らせする」ってなんていうの?

Please be informed that~

 

1月6日は国民の祝日のため、休業となりますことをお知らせいたします。

Please be informed that due to the National Holiday, we will not provide any service on 6th、January.

 

今週27日金曜日に休暇をいただきますのでお知らせいたします。

Please be informed that I will be on leave this Friday the 27th.

 

*担当者変更のお知らせはたとえば

 

本日より チーム内の担当変更がありますのでお知らせいたします。

チーム内に周知いただけますようお願いいたします。

Please be informed that as of today there are personal changes in the team.

Please share this information with your teammates.

 

 

不在にする時の案内メール

休暇を取る時、出張の時、不在にする時の案内メールは

受け取ることも多いし発信する機会も有りますから覚えておきましょう。

派遣社員も休暇を取る前に社内外に不在メールを送ることがあると思います。

「この日はオフィスにいませんのでよろしく」と

前もってメールでお知らせしておきましょう。

派遣社員も有給休暇をしっかり取りましょうね。

OOOってな~に?

Out Of Officeの略で、よく使います。

略さずにOut Of Officeと書いても何も問題ありません。

 

私は9/20から9/25まで不在です。

I will be out of office from Sep 20th to Sep 25th.

 

私は12/23から1/5まで年末年始のお休みをいただきます。

I will be OOO for year end and New Year vacation from Dec.23rd to Jan.5th.

 

今週27日金曜日に休暇をいただきますのでお知らせいたします。

Please be informed that I will be on leave this Friday the 27th.

 

出張の案内メール

派遣社員が出張することは無いと思いますが

送信したメールの返信が不在の自動応答になることがよくあります。

 

「出張」ってなんて言うの?

business trip, biz trip, supplier visitなど

 

本日午後から緊急の出張となりメールを使用することができません。

I am in urgent business trip without email access in this afternoon.

 

*連絡先を伝えておくことも必要ですね。

 

緊急の場合は私の携帯までご連絡ください。

If you have any urgent matter, please call my mobile.

In case of emergency, please call my mobile.

 

社用携帯電話の番号をお知らせします。

The following is my company mobile phone number.

 

メールへの接続が限定されておりますので返信が遅くなります。

My email access will be limited and response will be slow.

 

この期間はメールへの接続が限られますので返信が遅くなりますことをご承知置きください。

Please be expected my slow response during this period due to limited e-mail access.

 

不在メールの結びの言い回し

休暇を取る前に社内外に不在メールを送ることがあると思います。

この日はオフィスにいませんので

ご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんけど

どうぞよろしくお願いいたします、とお伝えしましょう。

 

「不便」ってなんて言うの?

Inconvenience

 

ご不便をお掛けいたしますが、ご理解いただけますことを感謝いたします。

I am sorry for your inconvenience, but your understanding would be highly appreciated in advance.

 

ご不便をお掛けして申し訳ございません。

I apologize for any inconvenience it may cause.

 

ご理解に感謝しご不便をおかけいたしますことをお詫び申し上げます。

Many thanks for your understanding and apologies for any inconvenience caused.

 

ご理解とご協力をいただきましてどうもありがとうございます。

Thank you very much for kind understanding and support.

 

催促メールの定番の表現

「催促」ってなんていうの?

Reminder

 

例の件を気に留めておいてほしいのですが

This is just a friendly reminder.

 

私のメールの件を忘れずにいてほしいのですが

Gentle reminder on my email

 

これは下記の予定への注意喚起自動通知です。

This is a system reminder of the following scheduled event.

 

思い出させてくれてどうもありがとう

Thanks for reminding,

 

 

Confirm

リクエストを再確認してもらい、返事をもらいたい時によく使います。

 

締切日を再確認していただけますか?

Can you re-confirm the due date?

 

 

もしものために確認させてくださいね。

Let me confirm just in case,